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Gestão de contratos recorrentes: quando a planilha deixa de dar conta

3 de novembro de 2026 · 3 min de leitura

Uma planilha de controle de contratos resolve bem enquanto a carteira é pequena e uma pessoa cuida dela. Ela deixa de dar conta quando o fechamento do mês passa a depender de conferência manual: reajuste que passa da data, hora excedente que fica fora da nota e preço que ninguém sabe de quando é.

As colunas que uma boa planilha tem

• número do contrato, cliente e CNPJ;
• início e fim da vigência, forma de renovação e prazo de aviso prévio;
• valor de cada item cobrado (mensalidade, hora, licença) e a data em que esse valor passou a valer;
• índice de reajuste, data-base e data do próximo reajuste;
• franquia de horas e valor da hora excedente, quando houver;
• dia do vencimento, forma de pagamento e retenções.

Os sinais de que ela chegou ao limite

• Reajuste esquecido. A data-base passa e o contrato segue no preço antigo. Veja quanto isso custa.
• Hora excedente fora da nota. O apontamento está numa aba e a fatura em outra.
• Preço sem histórico. A célula foi sobrescrita e ninguém sabe quanto valia o contrato em março.
• Nota diferente da conta. O valor digitado no emissor não bate com a planilha.
• Tudo depende de uma pessoa. Quando ela tira férias, o fechamento atrasa.

Quanto custa cada erro

Exemplo. Uma carteira de 40 contratos com mensalidade média de R$ 3.000,00. Se três deles passam um ano sem o reajuste de 4,5%, são R$ 135,00 por contrato por mês, ou R$ 4.860,00 no ano. Com dez horas excedentes de R$ 150,00 esquecidas por mês, mais R$ 18.000,00 no ano.

O que exigir de um sistema

• preço com versões e vigência, para o passado não mudar quando o presente muda;
• reajuste por índice na data-base, com prévia do valor novo;
• horas e consumo ligados ao contrato;
• fechamento do mês com a memória de cálculo de cada valor;
• importação da planilha que você já tem.

Como migrar sem parar o faturamento

1. Arrume a planilha: uma linha por contrato, datas no mesmo formato, CNPJ completo.
2. Confira a data-base e o índice de cada contrato.
3. Importe a carteira e confira o que entrou.
4. Feche um mês no sistema e compare com o mês feito na planilha antes de desligá-la.

Perguntas frequentes