Gestão de contratos de prestação de serviços, do contrato assinado à nota emitida.

O que é gestão de contratos recorrentes

Contrato recorrente é o que gera cobrança todo mês: mensalidade de software, suporte com franquia de horas, licenças por usuário, consumo medido. A gestão desses contratos é o trabalho de manter o preço certo, lembrar do reajuste, somar o que foi usado e transformar tudo isso em nota e cobrança, sem erro e no prazo.

É um trabalho que se repete todo mês e que cresce com a carteira. Com dez contratos, uma planilha resolve. Com cinquenta, cada fechamento vira uma semana de conferência.

Onde a planilha costuma falhar

• Reajuste esquecido. A data-base passa, ninguém aplica o índice e o contrato fica um ano cobrando o preço antigo.
• Hora excedente que não entra na nota. O apontamento está numa aba e a fatura em outra.
• Preço sem histórico. Quando alguém sobrescreve a célula, ninguém mais sabe quanto valia o contrato em março.
• Nota diferente da conta. O valor digitado no emissor não bate com o da planilha, e a diferença aparece só na conciliação.

O que um sistema de gestão de contratos precisa ter

Para quem fatura por recorrência, o sistema precisa ir além de guardar o arquivo do contrato. Os pontos que fazem diferença no fim do mês são:

• preço com versões e vigência, para o passado não mudar quando o presente muda;
• reajuste por índice na data-base, com prévia do valor novo antes de aplicar;
• medição de horas e consumo ligada ao contrato;
• fechamento do mês em lote, com a memória de cálculo de cada valor;
• emissão da NFS-e e da cobrança a partir do valor fechado, sem redigitar;
• avisos de reajuste e de fim de vigência antes do prazo.

Gestão de contratos depois da assinatura

Assine onde você já assina. O Vallira começa com o contrato assinado: cadastra o preço, acompanha a vigência, calcula o mês e fatura. É o pedaço da gestão de contratos que mexe com o caixa da empresa.